شرح تعليمي عن الشير بوينت 2007 SharePoint Server

شرح تعليمي عن الشير بوينت 2007  فائدته و مميزاته SharePoint Server

خادم الشيربوينت 2007 هو الان جزء من نظام ميكروسوفت اوفيس 2007. أي مؤسسة تستطيع إستخدام هذا الخادم لتسهيل عمليات التفاعل حول الوثائق والسجلات والمعلومات بين افراد المؤسسة, كذلك يدعم هذا الخادم ميزات إدارة المحتويات, ويمكن بناء إجراءات العمل او محركات سير العمل لأتمتة المهام, بالإضافة لتوفير نقطة دخول مركزية لجميع معلومات المؤسسة الأساسية.


بإستخدام القوالب والميزات الاخرى لخادم الشيربوينت 2007, نستطيع إنشاء مواقع تدعم نشر و إدارة المحتويات, و إدارة السجلات, وإدارة الوثائق, وكذلك الأعمال الذكية ببساطة وكفاءة عالية. وعلى سبيل المثال, يمكننا إنشاء مواقع على مستوى قطاعات الاعمال الكبيرة مثل بوابة لوزارة او مجموعة شركات او موقع لهذه الشركة على الانترنت او مواقع مخصصة مثل مخازن المحتويات او مساحات الإجتماعات.

هذه المواقع تمكننا من التفاعل والمشاركة حول المعلومات مع الاخرين, سواء كانت هذه المعلومات داخل ام خارج المؤسسة. بالإضافة لذلك, يمكن إستخدام خادم الشيربونت 2007 لتوفير محرك بحث متقدم عن الاشخاص و الوثائق و المعلومات, كذلك يمكن استخدامه لتصميم نماذج الادخال الخاصة بإجراءات العمل مثل تقديم طلب إجازة او تقديم تقرير بمصاريف رحلة معينة وغيرها من نماذج الادخال التي تخضع لمحركات سير العمل وتقوم بأتمتة اجراءات العمل.

الفائدة من إستخدام خادم الشيربوينت 2007



التفاعل بكفاءة عالية مع الاخرين, على سبيل المثال, يمن إستخدام التقويم ضمن البوابة او موقع لمجموعة افراد لمعرفة الاحداث الخاصة بعمل الفريق وتتبعها, او استخدام مكتبة الوثائق لتخزين وثائق المجموعات والاقسام والمؤسسة بشكل عام. يمكن كذلك مناقشة مواضيع معينة بإستخدام المدونات Blogs.

إنشاء مواقع شخصية, حيث يمكن لأي موظف داخل المؤسسة انشاء موقعه الخاص الذي يمكنه من مشاركة معلوماته مع الاخرين. في هذا الموقع يستطيع الموظف مشاهدة وإدارة وثائقه, مهامه, وصلاته التشعبية, التقويم الخاص بأحداثه, والعديد من المعلومات الشخصية الاخرى وذلك من موقع شخصي واحد ومركزي.

سهولة ايجاد الاشخاص, او البحث عن المعرفة بكل اقسامها, او البحث في بيانات تطبيقات الاعمال الاخرى في المؤسسة, مثل نظام شؤون الموظفين. وعلى سبيل المثال يمكن إيجاد اشخاص ذوي خبرات معينة او اهتمامات معينة بواسطة محرك البحث والذي يمكن استخدامه من الموقع الشخصي لكل موظف. كذلك يمكن ايجاد بيانات معينة من قواعد البيانات المختلفة او تطبيقات الاعمال في المؤسسة, وكذلك البحث عن الوثائق والسجلات والصور وملفات الصوت والصورة... الخ.

إدارة الوثائق, إدارة السجلات, إدارة محتويات الويب. على سبيل المثال يمكن لأي مؤسسة تصميم خطة لإتلاف الوثائق او السجلات المحفوظة وذلك بعد فترة زمنية مجدولة.

استخدام وتصميم وبرمجة نماذج الادخال والتي تتكامل مع قواعد البيانات او تطبيقات الاعمال الاخرى والتي تعتمد على تقنيات XML بشكل أساسي. على سبيل المثال, يمكن للمؤسسة تصميم نموذج إدخال لطلب صيانة لأجهزتها التي تم بيعها للعملاء وذلك عن طريق شبكة الانترنت او اي شبكة داخلية (انترانت, او اكسترانت) ويمكن لهذا الطلب بعد تقديمه ان يسير في محرك سير عمل تلقائيا.

يمكن بسهولة نشر التقارير, والقوائم ومؤشرات تقييم الاداء (KPI) وذلك بالتكامل مع قواعد البيانت مثل MS SQL Server 2005.
و سوف نتحدث عن هذه الميزات بقليل من التفصيل والتي هي:

1. التفاعل
2. الاشخاص والتخصيص
3. البحث
4. ادارة السجلات
5. ادارة الوثائق
6. ادارة محتوى الويب
7. نماذج الادخال ومعالجة الاعمال
8. الاعمال الذكية
__________________

   
افتراضي خادم الشيربوينت 2007 : التفاعل-التخصيص-البحث
في الجزء الاول تحدثنا عن مقدمة حول الشيربيونت 2007 و الفائدة من إستخدام هذا الخادم. وفي الجزء الثاني سوف نتحدث عن ثلاث خصائص من خصائص هذا الخادم وهي: التفاعل و الاشخاص والتخصيص و البحث والاستعلام.

التفاعل

بإستخدام الميزات التالية داخل خادم الشيربوينت 2007, يمكن العمل بشكل أكثر دقة واكثر كفاءة بين الموظفين داخل المؤسسة الواحدة ومن هذه الميزات:
استخدام قوالب المواقع للتفاعل وادارة اللقاءات والاجتماعات.
الوثائق المشتركة وجهات الاتصال وادارة المهام والتقوم.
مشاركة الافكار في المدونات الالكترونية Blogs.
ادارة المشاريع وذلك بإنشاء قائمة بمهام المشروع وذلك عن طريق "Gantt Chart"
الوصول للمحتوى عن طريق الجهاز المحمول (الهاتف المحمول)
ارسال رسائل بريد الكتروني الى مكتبات الشيربوينت وأرشفة هذه الرسائل.
ادارة الوثائق والقوائم دون الحاجة الى اتصال مع الخادم (Offline)

الاشخاص والتخصيص

في هذه النقطة سوف نتحدث عن الموقع الشخصي لكل موظف وكذلك امكانيات التخصيص فيها والتحكم بالخصوصية.

موقعي الشخصي: هذا الموقع يعطي المستخدم مكان مركزي لتخزين محتوياته ووصلاته وجهات اتصاله. هذا الموقع ايضا يمكن الاخرين من الوصول الى موقعك والحصول على معلومات حولك. "موقعي الشخصي" هو موقع محجوز كليا بإسم الموظف ولا يمكن لأحد ان يتعدى عليه وعلى خصوصيته.

التحكم بالخصوصية: بإستخدام ميزات التحكم بالخصوصية في موقع المستخدم الشخصي, يستطيع المستخدم عرض بعض البيانات لبعض المستخدمين فقط. وتتم هذه العملية بواسطة تحديد مجموعات لكل محتوى يتم نشره على الموقع, حيث تقسم هذه المجموعات على النحو التالي: جميع المستخدمين, الزملاء, فريق العمل, المدير, انا فقط.

الحضور المستهدف: يمكن استخدام هذه الوظيفة لبث بعض المعلومات لمجموعات حضور معينة حسب الاختصاص.

الإتاحة والحضور: يمكننا خادم الشيربوينت 2007 من معرفة حالة المستخدم هل هو Online او Offline وذلك بظهور علامة بجانب اسمه حيثما وجد ذلك الاسم. ويمكن التخاطب مع اي شخص موجود او حاضر عبر تقنيات الرسائل اللحظية او الهاتف.

البحث والاستعلام

محرك البحث يستخدم عادة للبحث والاستعلام عن الاشخاص والمعلومات المطلوبة. يوفر خادم الشيربوينت 2007 "موقع بحث مركزي" حيث يوفر نقطة بحث مركزية. ولو فرضنا ان المستخدم اضاف معلومات حول نفسه في موقعه الشخصي فإن مستخدم اخر يمكنه ايجاده عن طريق البحث عن الاشخاص.

كذلك يمكن ايجاد وثيقة اعتمادا على بياناتها الوصفية او محتوياتها الداخلية, حيث سيقوم خادم الشيربوينت 2007 على فهرسة محتويات الوثيقة سواءا كانت وورد او اكسل اوغيرها من صيغ الملفات الالكترونية, كذلك يوجد فلاتر يمكن ان تضاف للخادم لتقوم بفهرسة صيغ معينة من الملفات مثل PDF.

اخيرا يمكن ايضا استخدام الشيربوينت للبحث في قواعد البيانات الخارجية لأنظمة مالية او ادارية او لإدارة المكتبات مثلا.
__________________

   
افتراضي خادم الشيربوينت 2007 ( الجز ء الثالث): ادارة الوثائق – ادارة السجلات
إدارة الوثائق

للتحكم بدورة حياة الوثيقة نحتاج عادة نظام لإدارة الوثائق, ويعتبر الشيربوينت 2007 رائدا في مجال ادارة الوثائق ودورة حياتها من لحظة انشائها الى مراجتها الى نشرها والوصول لها.

ولفهم ادارة الوثائق سنحاول تطبيق دورة حياة الوثيقة على وثيقة ما, حيث سيتم إنشاء الوثيقة بداية, ثم تخزينها, ثم مشاركتها مع الاخرين, ثم يتم اتاحتها لذوي الاختصاص لتعديلها. وعندما يتم اصدار نسخة واصدار جديد لهذه الوثيقة فإنه يتم تصنيفها وتتبع التغيرات عليها.
في خادم الشيربوينت 2007 يمكن تعريف سياسة معينة لكل مرحلة من مراحل حياة الوثيقة, كذلك يمكن استخدام مخازن مركزية لتخزين وادارة وتمكين الوصول للوثائق, ايضا يمكن استخدام اللاصقة او الباركود وذلك لتسهيل عمليات تتبع الوثيقة.

يوفر خادم الشيربوينت 2007 ميزات عديدة لدعم ادارة الوثائق ومن اهم هذه الميزات توفير قالب لمواقع الوثائق المركزية, هذا القالب يمكن المؤسسة من انشاء مواقع ادارة وثائق كبيرة وموسعة والتي تدعم سيناريوهات ادارة الوثائق المعقدة جدا.

هذا القالب يحتوي على ميزات وخصائص والتي منها: احتجاز والغاء احتجاز الوثيقة, تأريخ الاصدارات الرئيسية والفرعية, يدعم هذا القالب انوع متعددة من "انواع المحتويات" وذلك على مستوى مكتبة الوثائق. و "انواع المحتويات" تحتوي عادة على تعريف للحقول الوصفية معدة مسبقا, بحيث يتم وصل مكتبة الوثائق مع اكثر من نوع محتوى ليتمكن المستخدم من اختيار نوع المحتوى المناسب الذي يحتوي على الحقول الوصفية المناسبة. كذلك فإن ميزة تتبع التغيرات تكون مفعلة على مستوى مكتبات الوثائق المنشأه في هذا القالب.

ادارة السجلات

ادارة السجلات هي عملية تجميع وادارة وتقسيم السجلات المشتركة (معلومات تعتبر مهمة لتاريخ المؤسسة, او معرفة بكل اقامسها, او الامور القانونية) وذلك اعتمادا على سياسة المؤسسة. هذه السياسة يتم الاتفاق عليها على مستوى المؤسسة حسب نوع عمل هذه المؤسسة وحسب ما يمكن ان تتعرض له من مساءلات قانونية وكذلك طبقا للقوانين التي تعمل المؤسسة تحت مظلتها. خادم الشيربوينت 2007 يقدم العديد من الميزات الجديدة لإنشاء ودعم السجلات الرسمية وادارتها في المؤسسة.

ومن هذه الميزات:

- سياسة إدارة المعلومات: المؤسسات تستطيع تعريف واستخدام "سياسات ادارة المعلومات" والتي تجبر الجميع للإمتثال لإجراءات العمل او الامور القانونية او القوانين الحكومية لإدارة المعلومات. هذه السياسات تحتوي على العديد من الميوات منها: تتبع التغيرات, الباركود, اللاصقة, تحويل صيغ الملفات لأغراض الارشفة, فترة الحفظ.

- إدارة حقوق المعلومات: بإستخدام "إدارة حقوق المعلومات" تستطيع المؤسسة تحديد الافعال والاجراءات التي يمكن اتخاذها على مستوى الملف الذي يتم تحميله من والى خادم الشيربوينت 2007. "إدارة حقوق المعلومات" تقوم بتشفير الملف المحمل وتحديد الاشخاص والبرامج التي يمكنها فك تشفير هذه الملفات. كذلك نتستيطع ايضا بإستخدام هذه الميزة تحديد الحقوق الممنوحة للمستخدمين والي منها صلاحية الطباعة والقراءاة وتحميل نسخة من الملف.

- قالب موقع السجلات المركزي:هذا القالب تم تصميمه ليساعد المؤسسة على بناء نظام إدارة سجلات متكامل ومتوافق مع معيار DoD 5015.2 الفصل الثاني. هذا القالب يضيف بعض يقوم بإضافة ميزات لها علاقة بإدارة السجلات بالاضافة للميزات المتوفرة في مواقع الشيربيونت 2007, ومن هذه الميزات:

1. قائمة تحويل السجلات (حسب تصنيف السجلات او حسب خريطة انواع الملفات): تستيط المؤسسة تعريف سلاسل السجلات Record Series والتي تقوم بدورها بتحويل السجل الوارد الى الموقع بشكل الي الى موقعه المناسب في خريطة انواع الملفات File Plan.

2. سياسة إدارة المعلومات: تستطيع المؤسسة تفعيل خصائص هذه السياسة بكل خصائصها, مثل اللصة او الباركود او فترة الحفظ ... الخ
3. الإمساك: يدعم هذا القالب وضع سجلات معينة في الامساك وذلك لمعالجة مشاكل قانونية معينة حول السجل او الوثائق التي تخضع للتحقيق او المرافعات القضائية, وبذلك ستستثنى هذه السجلات الموضوعة بالامساك من سياسة ادارة السجلات وفترة الحفظ.

4. واجهة تجميع السجلات: الاشخاض وكذلك الانظة الالية يمكنها ببساطة ايداع المحتويات لمقع السجلات بدون الحاجة لإمتلاك صلاحية لأي من محتويات الموقع. المحتويات يمكن أن يتم إيداعها بواسطة (خدمات الويب) بإستخدام برتوكول SOAP او بواسطة برتوكول SMTP الخاص بالبريد الالكتروني, او بإرسال الملف من اي موقع للشبريونت 2007 وخصوصا مواقع ادارة الوثائق.

التكامل مع خادم ميكروسوفت إكستشنج 2007 (MS Exchange Server): يتكامل خادم الشيربيونت مع خادم الاكستشينج 2007 حيث يتيح للمؤسسة انشاء مجلدات بريد الكتروني يمكن ادارتها داخل الاكستشنج 2007. يمكن كذلك استخدام هذه المجلدات ةتطبيق سياسات ادارة المعلومات عليها مثل فترة الحفظ, كذلك يمكن للمستخدم استخدام هذه المجلدات لإرسال البريد الإلكتروني لمركز السجلات.
__________________
   
افتراضي الشيربوينت 2007 إدارة محتويات الويب - نماذج الادخال ومعالجة الاعمال – الأعمال الذكية
في هذا الجزء سنكمل الحديث عن اهم خصائص وميزات الشيربوينت 2007 والمتقبي منها هو : إدارة محتويات الويب, نماذج الادخال ومعالجة الاعمال, والاعمال الذكية. وقد تحدثنا في الجزء الاول عن مقدمة عامة حول الشيربوينت 2007 وتحدثنا في الجزء الثاني عن بعض خصائص وميزات الشيربيونت 2007 والتي هي: التفاعل, التخصيص, البحث, ادارة الوثائق, ادارة السجلات.

إدارة محتويات الويب

خادم الشيربوينت 2007 يحتوي على العديد من الميزات والتي تعتبر هامة جدا للتصميم, والنشر, وإدارة مواقع وبوابات الانترانت الموزعة ومواقع الانترنت التعاونية ومواقع على مستوى الاقسام. هذه الميزات توفر للمستخدم اداوات التأليف والنشر الالكتروني على الويب في وقت قياسي وكذلك يساعد على تخفيض التكلفة والمصاعب التي تواجه إدارة المواقع.

عند إنشاء موقع شيربوينت 2007 جديد, نستطيع البدء بذلك عن طريق تحديد قالب معين حيث يوجد العديد من القوالب التي تدعم خصائص معينة تحتاجها المؤسسة. هذه القوالب تتيح للمؤسسة امكانية انشاء وتصميم وإدارة بوابات انترانت, مواقع انترنت, بوابات على مستوى الاقسام. هذه القوالب تحتوي على العديد من ميزات النشر.

ومن هذه المواقع نذكر هنا على سبيل المثال:

موقع الاخبار: هذا الموقع يستخدم لعرض مقالات الاخبار ووصلات للأخبار من مواقع خارجية, وذلك بشكل سريع وبسيط.
موقع نشر مع محرك سير عمل: هذا الموقع سيستخدم عندما نحتاج لإنشاء موقع يتضمن صفحات ويب مجدولة لنشر المحتويات بواسطة خطة سير عمل محددة. على سبيل المثال, يمكن إنشاء موقع للمقالات التقنية بحيث لا يتم نشر المقالات الا بمراجعتها بواسطة المسؤولين.
بوابة تفاعلية: هذا القالب يستخدم لإنشاء هيكل لبوابة على مستوى قسم معين. يحتوي هذا القالب على الصفحة الرئيسية, صفحات الاخبار, دليل الموقع, البحث. هذا الموقع مفيد لإنشاء بوابة على مستوى القسم وذلك للسماح للموظفين بنشر ومشاركة وثائقهم والقيام بأعمالهم التفاعلية الاخرى ضمن صفحة البداية.
بوابة النشر (موقع انترنت): هذا القالب يستخدم كهيكل لموقع نشر على النترنت. هذا الموقع يمكن تعديله وتخصيصه ليناسب عمل المؤسسة وشعارها والوانها. هذا القالب يحتوي على صفحة رئيسية, قسم الاخبار الصحافية, مركز للبحث, وصفحة لدخول المشتركين إن لزم الامر.

نماذج الادخال ومعالجة الاعمال

معالجة الاعمال يعتبر هدف لأي مؤسسة, كذلك نماذج الادخال تعتبر المركز لمعالجة الاعمال, ومثال ذلك معالجة تقاير المصاريف. بإستخدام نماذج InfoPath نستطيع تصميم نماذج ادخال معتمدة كليا على الويب حيث يمكن تعبئتها من المتصفح دون الحاجة لأي برامج اضافية.

نماذج إدخال InfoPath: يمكن نشر نماذج الادخال ضمن مواقع الشيربوينت الداخلية (انترانت) او اكسترانت او حتى انترنت. وهذه العملية تتيح للمؤسسات جمع البيانات من العملاء, الشركاء, المواطنيين. على سبيل المثال, شركة تأمين كبرى يمكنها استخدام نموذج ادخال يعمل ضمن بيئة الويب لجمع ومعالجة مطالبات التأمين وذلك بإتاحة هذا النموذج من خلال موقع الشركة على الانترنت. وبهذ يستطيع العميل الدخول لموقع الشركة على الانترنت وتعبئة المطالبة من خلال المتصفح.

كذلك اذا اتصل العميل من خلال الهاتف, يمكن لموظف السنترال تعبئة طلب العميل ايضا من خلال موقع انترانت داخلي. كذلك يمكن لدرائة حكومية معينة جمع بيانات من المواطنيين وذلك بتوفير نموذج ادخال لخدمة معينة وذلك من خلال موقع الدائرة الحكومية على شبكة الانترنت.

سير العمل: محركات سير العمل تساعد الناس على التفاعل حول الوثائق وادارة مهام المشروع وذلك ببناء معالج اعمال مخصص على مستوى الوثيقة او العنصر داخل الشيربوينت. محرك سير العمل يساعد المؤسسات على التقييد بخطوات ثابتة لمعالجة اعمالها ويساعد بالتالي على تحسين الانتاجية وكفاءة العملز
يحتوي خادم الشيربونت 2007 على العديد من نماذج سير العمل الجاهزة الاستخدام: المصادقة, تجميع وجهات نظر, المصادقة على اتلاف سجل, متابعة المهام.

الدخول الموحد: الدخول الموحد يساعد المستخدم على ادخال اسم مستخدم واحد وكلمة مرور واحدة لجميع الانظمة المطبقة داخل المؤسسة والمتكاملة مع هذا الخادم.

الاعمال الذكية

قديما كانت عمليات التنقيب عن المعلومات داخل البيانات غير المهيكلة والضخمة جدا مقصورة على الاشخاص ذوي الخبرات العالية. كذلك النشر على الويب بواسطة استخدام بيانات من اكثر من مصدر كانت سابقا مقصورة على مطوري البرمجيات.

لكن بواسطة استخدام الميزات الجديدة المعتمدة في الشيربوينت يستطيع اي شخص تجميع معلومات من اكثر من مصدر ونشرها على الويب. الشيربوينت 2007 يستطيع الاتصال مع قواعد البيانات مثل SQL Server 2005 لتسهيل عمليات نشر التقارير, والقوائم, ومؤشرات الاداء KPI.

عن طريق نشر التقارير عن البيانات المضمنة داخل قواعد البيانات, نستطيع توفير بيانات استراتيجية لمتخذي القرار.